شعبة التسجيل وشؤون الطلبة
م.م. معاذ وعد عكلة
مسؤول شعبة التسجيل وشؤون الطلبة
نبذة تعريفية:
تعتبر الشعبة الإدارية من الشعب المهمة في الكلية وترتبط بالسيد معاون العميد للشؤون الإدارية، تعنى بجميع الأمور الإدارية الخاصة بالكلية.
الهيكل التنظيمي للشعبة الإدارية:
تتكون الشعبة الإدارية وحسب الهيكل التنظيمي الخاص بكلية العمارة الجامعة من الوحدات التالية:
- وحدة الصادر والوارد:
وتعنى بعملية إصدار الكتب الرسمية الخاصة بمخاطبات الكلية الرسمية مع الجهات الأخرى فضلاً عن عملية استلام البريد الرسمي للكلية من الجامعات والجهات الأخرى وتدوينه في سجل رسمي تمهيداً لتوزيعه على أقسام وشعب ووحدات الكلية بعد إطلاع أدارة الكلية عليه وتوجيهه حسب الاختصاص. - وحدة الموارد البشرية:
انجاز كافة معاملات الموظفين من اعضاء الهيئة التدريسية والموظفين ومتابعة الملاك الوظيفي وتحديثه بحسب المتغيرات التي تطرأ عليه.
انجاز الامور الادارية كافة والخاصة بالمخاطبات الرسمية مع الجهات الاخرى والعمل كقناة وصل بين الكلية بمختلف اقسامها وشعبها ووحداتها مع الجامعات الاخرى ومؤسسات الدولة المختلفة، وادارة البريد الداخلي والخارجي وتنظيمه.
متابعة صحة صدور الوثائق والشهادات الدراسية.
اهداف الشعبة:
- إنجاز كافة المعاملات الخاصة بشؤون التدريسين والموظفين.
- إنجاز كافة المعاملات الخاصة بإدارة الكلية.
- الارتقاء بمستوى الإدارة وبما يليق بمستوى الجودة.
- تقديم أفضل الخدمات إلى شريحة التدريسيين والموظفين في التعليم العالي.
تعد شعبة التسجيل من الشعب الفعالة في الكليات، فهي المعنية باستقبال الطلبة، وتوثيق وجودهم في الكلية، ومما يكسب هذه الشعبة أهمية كبيرة الجهة الأولى التي تستقبل الطالب، وهناك معلومات مهمة تتعلق بهذه الشعبة، على الطالب معرفتها، لتسهيل مهمة تسجيله في الكلية،
تعليمات شعبة التسجيل في الكلية للطلبة الجدد:
- الشروط العامة للقبول في الكلية:-
1- عراقي الجنسية.
2- حائزاً على شهادة الدراسة الثانوية العراقية، معززة بتصديق من المديرية العامة للتربية في المحافظة أو على شهادة تعادلها.
3- ناجحاً في الفحص الطبي وفق الشروط الخاصة بكل دراسة ويحق للطالب المكفوف الذي تتوفر فيه شروط التقديم للدراسات الإنسانية المناسبة للتقديم عن طريق القبول المركزي.
4- من المواليد:-
- (2007) صعوداً يقبل قبولاً مركزياً (دون 24سنة).
5- من خريجي:-
أ- العام الدراسي الحالي(2024-2025).
ب- العام الدراسي السابق(2023-2024) من غير المقبولين في أية كلية أو معهد قبولاً مركزياً ويتم قبولهم وفق الحدود الدنيا لسنة تخرجهم.
6- متفرغاً للدراسة فلا يجوز الجمع بين الوظيفة والدراسة في الكليات والمعاهد الصباحية ويشمل ذلك منتسبي المؤسسات الحكومية ويشترط في استمرارهم بالدراسة الحصول على إجازة دراسية من دوائرهم وفق التعليمات النافذة.
المستمسكات المطلوبة:-
1- الوثيقة المدرسية الإعدادية مصدقة ومختومة ونسخة ملونة .
2-استمارة الفحص الطبي في غلاف مختوم على أن تلاحظ نتيجة الفحص من الجهة المرشح أليها مباشرة وفي حال عدم لياقة الطالب للدراسة المرشح أليها يرسل حالا إلى القبول المركزي لتعديل ترشيحه على وفق لياقته الصحية ولا يسجل الطالب في حال عدم تقديم الاستمارة المذكورة مطلقا ، ولن تقبل صورة استمارة الفحص ويحق للطالب استئناف نتيجة الفحص لدى دائرة الخدمات العلاجية والتامين الصحي –قسم اللجان /اللجان الاستئنافية في وزارة الصحة عن طريق الجهة المرشح للقبول فيها .
3-شهادة الجنسية العراقية للطالب مع نسخة مصورة ملونة .
4-هوية الأحوال المدنية للطالب مع نسخة مصورة ملونة .
5-البطاقة التموينية مع نسخة مصورة ملونة.
6-بطاقة السكن مع نسخة مصورة ملونة أو تأييد سكن أصلي .
7-صورة ملونة للطالب عدد4.
8-استلام وصل التسجيل والمباشرة من شعبة حسابات الكلية بعد تسديه للأجور.
9-في حالة شمول الطالب بامتياز أبناء الهيئة التدريسية في اختيار القسم عليه تقديم كتاب تأييد يثبت ذلك مرفقا بصورة ملونة من هوية عضو الهيئة التدريسية مثبتا في الكتاب صورة التدريسي مع الغرض من كتاب التأييد .وبعكسه سوف لن يشمل الطالب بهذا الامتياز .
آلية استقبال طلبة كلية علوم الاغذية :
بعد تأكد الطالب من وجود اسمه في قوائم القبول يراجع الكلية المعنية مستصحبا معه كل ما تم ذكره من المستمسكات الرسمية ويكون حضور الطالب إلزاميا حيث لا يجوز الإنابة عنه ، وتكون مراحل تسجيله كالأتي :
1- استلام استمارات التسجيل من "لجنة استقبال وتسجيل الطلبة الجدد" التابعة لشعبة تسجيل الكلية وتضم هذه الاستمارات (ملفه الطالب ، استمارة معلومات الطالب ، واستمارة طلب هوية ، استمارة اختيار القسم العلمي) .
2- تملا كافة الاستمارات بالبيانات الصحيحة والدقيقة الخاصة بالطالب وتقدم إلى شعبة التسجيل مع كافة المستمسكات الرسمية للطالب لغرض تدقيقها والتأكد من صحة ما ورد فيها ووضعها في ملفه المشتركة .
3- يتوجه الطالب بهذه الملفة إلى مدير شعبة التسجيل لغرض التوقيع على صحة المعلومات التي وردت فيها من قبل الطالب .
4- على الطالب الحضور بشكل شخصي ولا يجوز الإنابة عنه لغرض استكمال مستلزمات تسجيله المذكورة سابقا خلال فترة لا تتجاوز الأسبوعين من تاريخ صدور قوائم القبول المركزي وبعكسه يعتبر قبول الطالب ملغيا ويسقط في الدراسة .
5- بعد انتهاء المدة المحددة بعشرة أيام دوام لتسجيل الطلبة تشكل لجنة توزيع الطلبة على الأقسام العلمية مؤلفة من قبل تدريسيين باختصاصات متعددة تقوم هذه اللجنة بتوزيع الطلبة الجدد على الأقسام العلمية في الكلية وفقا لرغبة الطالب وما يؤهله بع مجموعه التفاضلي للطلبة المقبولين على الأقسام العلمية والإنسانية وهي كالآتي (اللغة العربية والعلوم والرياضيات) وعلى الطالب الذي يرغب في الدراسة في قسم الرياضيات اجتياز اختبار خاص بالقسم. .
6- تصدر شعبة التسجيل قوائم بأسماء الطلبة المسجلين مصنفة حسب الأقسام العلمية يعدها يراجع الطالب القسم العلمي المعني لغرض المباشرة بالدراسة في قسمه.
7- يقوم القسم العلمي بتوزيع الطلبة على الشعب والمجاميع الدراسية وبذلك يصبح ارتباط الطالب بإدارة القسم .
8- بعد توزيع الطلبة الجدد على الأقسام يقوم عميد الكلية باللقاء والتحدث معهم في كيفية التواصل مع هذه الأقسام واحترام التعليمات والقوانين والحث على الدراسة العلمية المتميزة والتعاون فيما بينهم وبين التدريسيين .
